Modern Workplace Experience

moderner Arbeitsplatz - Konferenztisch
Welche Auswirkungen haben Hybrid- und Remote-Arbeit auf physische Büroumgebungen? Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Und Welche Rolle spielt das "Erlebnis"? Die Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Beitrag.

Es gibt nur wenige Bereiche des täglichen Lebens, die von der Pandemie so stark betroffen sind wie der Arbeitsplatz und das Arbeitsplatzmodell. McKinsey berichtet, dass vor der Pandemie 61 % der Arbeitnehmer in Vollzeit vor Ort arbeiteten, nach der Pandemie jedoch nur noch 37 %. Und mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer wünscht sich heute ein Hybridmodell. (1)

Werfen wir einen Blick darauf, welche Erwartungen an den Arbeitsplatz gestellt werden und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt.

Welche Auswirkungen haben Hybrid- und Remote-Arbeit auf physische Büroumgebungen?

Das Aufkommen von Hybrid- und Remote-Arbeit hat erhebliche Auswirkungen auf die physischen Büroumgebungen. Bei einem hybriden Arbeitsmodell teilen die Mitarbeiter ihre Zeit zwischen der Arbeit im Büro und der Beschäftigung aus der Ferne auf, während sie bei einem vollständigen Remote-Arbeitsmodell überhaupt nicht ins Office kommen.

Eine der wichtigsten Auswirkungen dieser Art von Arbeit auf physische Büroumgebungen ist die Verringerung des Platzbedarfs. Je weniger Mitarbeiter regelmäßig ins Büro kommen, desto geringer ist die Nachfrage nach Arbeitsplätzen, was zu einer Verkleinerung oder Umwidmung von Büroflächen führen kann.

Eine weitere Auswirkung ist der Bedarf an einer flexibleren und anpassungsfähigeren Bürogestaltung. In einem hybriden Arbeitsmodell müssen Büros in der Lage sein, sowohl Präsenz- als auch Remote-Mitarbeiter zu beherbergen, was eine flexiblere und anpassungsfähigere Gestaltung des Arbeitsplatzes erfordern kann. Dies kann Dinge wie spezielle Räume für Videokonferenzen sowie flexible Möbel und Layout-Optionen umfassen, die leicht umkonfiguriert werden können, um verschiedene Arten von Tätigkeiten zu unterstützen.

Die Zunahme von Hybrid- und Remote-Arbeit führt zu Veränderungen in den physischen Büroumgebungen, da sich die Unternehmen an die veränderten Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Mitarbeiter anpassen.

Arbeitsplatz der Zukunft

Wie ein zukünftiger modern Workplace genau aussehen wird, lässt sich nur schwer vorhersagen, da er von einer Reihe von Faktoren abhängt, z. B. von technologischen Fortschritten, Veränderungen in der Weltwirtschaft und Verschiebungen bei den Präferenzen und Erwartungen der Arbeitnehmer.

Es gibt jedoch einige Trends und Entwicklungen, die den Arbeitsplatz der Zukunft prägen werden. Einige der Wichtigsten, die sich auf darauf auswirken werden, sind:

  • Vermehrter Einsatz von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen: Der modern Workplace wird wahrscheinlich durch einen verstärkten Einsatz dessen gekennzeichnet sein, da Unternehmen versuchen, flexible Arbeitsvereinbarungen zu unterstützen und globale Talentpools zu erschließen.

  • Stärkere Betonung des Mitarbeiter Erlebnisses: Der Arbeitsplatz der Zukunft wird wahrscheinlich auch mehr Wert auf die Erlebnisse der Mitarbeiter legen, da die Firmen versuchen, die Arbeitszufriedenheit und die Mitarbeiterbindung zu verbessern und Top-Talente anzuziehen und zu halten.

  • Verstärkter Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen: Anzunehmen ist auch das immer häufiger KI und maschinelles Lernen eingestzt wird, da Unternehmen versuchen, ihre Abläufe zu automatisieren und zu optimieren und ihren Mitarbeitern Zugang zu fortschrittlicheren Tools und Technologien zu verschaffen.

  • Stärkere Konzentration auf Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung: Der Arbeitsplatz der Zukunft wird wahrscheinlich auch einen größeren Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung legen, da die Geschäfte versuchen, ihre Umweltauswirkungen zu minimieren und die soziale und wirtschaftliche Entwicklung zu unterstützen.

  • Fortlaufende Entwicklung digitaler Technologien und Tools: Schließlich wird sich der modern Workplace auch weiterentwickeln und voranschreiten, wenn Innovationen entstehen und eingesetzt werden. Dazu könnten Dinge wie virtuelle und erweiterte Realität, Blockchain und das Internet der Dinge gehören.

Welche Rolle spielt das „Erlebnis“?

Der Begriff Arbeitsplatz- oder Mitarbeiter-Experience bezieht sich auf die allgemeine Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Schreibtisch plus dessen Umgebung. Dazu gehören Faktoren wie das physische Arbeitsumfeld, die Unternehmenskultur, Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie die Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Eine positive Erfahrung der Mitarbeiter kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, Motivation und Produktivität führen, während eine negative Erfahrung den gegenteiligen Effekt haben kann. Der Begriff wird häufig im Zusammenhang mit Initiativen und Strategien verwendet, die darauf abzielen, die “Experience” der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu verbessern.

Was hat das mit dem Begriff „moderner Arbeitsplatz“ zu tun?

Der Begriff „moderner Arbeitsplatz“ bezieht sich auf die Nutzung digitaler Technologien und Tools zur Unterstützung und Verbesserung der Arbeitserfahrung von Angestellten. Ein modern Workplace umfasst in der Regel eine Reihe von Technologien und Diensten, z. B. Cloud-basierte Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation, mobile Geräte sowie digitale Sicherheits- und Datenschutzkontrollen.

Das Konzept des modernen Arbeitsplatzes wird von der Notwendigkeit bestimmt, dass sich Unternehmen an die sich ändernden Erwartungen und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter sowie an die zunehmende Bedeutung digitaler Technologien anpassen. Das kann dazu beitragen, die Produktivität, die Teamarbeit und den Informationsaustausch zu verbessern, und den Mitarbeitern die Werkzeuge und die Unterstützung bieten, die sie für ihren Erfolg benötigen.

Darüber hinaus kann ein modern Workplace auch die erwähnten flexiblen Arbeitsregelungen unterstützen, wie z. B. Remote- und hybride Arbeitsmodelle, die dazu beitragen können, die Experience der Mitarbeiter zu verbessern und die Bedürfnisse einer vielfältigen und globalen Belegschaft zu bestärken.

modern workplace - Nutzung digitaler Technologien und Cloud-basierte Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation

Welche Tools und Technologien können vor diesem Hintergrund eine positive Arbeitsplatzerfahrung unterstützen?

Es gibt einige Möglichkeiten, die eine positive Erfahrung am Schreibtisch unterstützen können. Einige Beispiele sind:

  • Kommunikations- und Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams und Google Workspace, die den Arbeitnehmern helfen können, in Verbindung zu bleiben und effektiv zusammenzuarbeiten.

  • Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello, die Teams bei der Organisation und Verfolgung ihrer Arbeit helfen können.

  • Tools zur Zeiterfassung und Produktivitätssteigerung wie Toggl und RescueTime, die den Beschäftigten helfen können, ihre Zeit zu verwalten und ihre Produktivität zu steigern.

  • Tools für Mitarbeiterengagement und -feedback, wie CultureAmp und OfficeVibe, die Managern dabei helfen können, Feedback von der Belegschaft zu sammeln und darauf zu reagieren.

Zusätzlich zu diesen Instrumenten gibt es auch eine Reihe von Technologien, die das physische Arbeitsumfeld verbessern können, z. B. ergonomische Möbel, intelligente Beleuchtungs- und Temperaturregelungssysteme und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Arbeitgeber können auch Tools einsetzen, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu fördern, indem sie z. B. Möglichkeiten zur Fernarbeit oder flexible Arbeitszeiten anbieten. Insgesamt besteht das Ziel darin, den Arbeitsplatz durch den Einsatz von Technologie effizienter, komfortabler und für die Mitarbeiter angenehmer zu gestalten.

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Welche Rolle spielt Software bei diesen „Tools“?

Nehmen wir Microsoft als Beispiel – Was ist Microsoft365 und warum ist es für Unternehmen am digitalen Arbeitsplatz relevant?

Microsoft 365 ist ein abonnementbasierter Dienst, der Unternehmen Zugang zu einer Reihe von Tools und Diensten für Produktivität und Zusammenarbeit bietet. Er umfasst beliebte Anwendungen wie Microsoft Office, Exchange Online und Teams sowie Cloud-Speicher und Sicherheitsdienste.

Tools wie Microsoft 365 sind für Firmen wichtig, weil sie zur Verbesserung der Produktivität, Teamwork und Verständigung beitragen können. So können Mitarbeiter beispielsweise auf die neuesten Versionen beliebter Produktivitätsanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint zugreifen. Dies kann dazu beitragen, unteranderem die Effizienz zu verbessern und die Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten und Projekten zu erleichtern.

Darüber hinaus umfasst Microsoft 365 Dienste wie Exchange Online und Teams, die die Teamarbeit und den Kontakt innerhalb und zwischen Unternehmen unterstützen können. Dies kann Dinge wie Videokonferenzen, Echtzeit-Messaging und die gemeinsame und gleichzeigite Nutzung von Dokumenten, inklusive neuester Version, umfassen.

Was sind die Gründe für Investitionen in digitale Technologien für den Arbeitsplatz?

Die Tools und Technologien, die ein positives Arbeitsplatzerlebnis unterstützen, können sich direkt auf die jeweiligen KPIs auswirken:

  • Verbesserter Informationsaustausch und Gemeinschaftsarbeit: Digitale Tools können es den Angestellten erleichtern, unabhängig von ihrem Standort zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies kann Teams helfen, in Verbindung zu bleiben und effizienter zu arbeiten.

  • Höhere Produktivität: Sie können eine Hilfestellung für die Beschäftigten sein, ihre Zeit effektiver zu verwalten, ihre Fortschritte zu verfolgen und Routineaufgaben zu automatisieren. Dadurch haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.

  • Bessere Work-Life-Balance: Digitale Tools und Technologien können flexible Arbeitsregelungen unterstützen, z. B. Remote-Arbeit und flexible Zeitplanung. Dies kann Allen helfen, ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden.

  • Bessere Erfahrungen für die Mitarbeiter: Ein digitaler Arbeitsplatz kann dem Team eine moderne, intuitive und benutzerfreundliche Umgebung bieten. Dies kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem positiveren Gesamterlebnis für die Mitarbeiter führen.

Insgesamt kann die Investition in einen digitalen und modern Workplace Unternehmen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben, sowie Spitzenkräfte anzuziehen und sie zu halten.

Nehmen wir das Beispiel eines Besprechungsraums

Ein gut eingerichteter Besprechungsraum kann für Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig sein. Dieser kann dazu beitragen, ein professionelles und einladendes Umfeld zu schaffen, das Sitzungen produktiver und effektiver machen kann. Er kann auch die Gemeinschaftsarbeit und die Verständigung zwischen den Teammitgliedern fördern.

Der Besprechungsraum sollte mit der notwendigen Technologie und den erforderlichen Hilfsmitteln ausgestattet sein, um den Anforderungen der Besprechung gerecht zu werden. Dazu gehören z.B. ein großer Bildschirm für Präsentationen, ein hochwertiges Audiosystem für eine klare Kommunikation und eine zuverlässige Internetverbindung für Videokonferenzen. Der Raum sollte außerdem so gestaltet sein, dass die Zusammenarbeit gefördert und Gruppendiskussionen erleichtert werden.

Die Umgebung sollte nicht nur funktional, sondern auch bequem und konzentrationsfördernd sein. Dazu gehören z.B. bequeme Sitzgelegenheiten, angemessene Beleuchtung und gute Luftqualität. So steht einer effizienten Sitzung die für alle Teilnehmer angenehmer ist, nichts mehr im Wege.

Welches sind die wichtigsten technischen Elemente bei Videokonferenzen?

Die wichtigsten technischen Elemente bei Videokonferenzen können je nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der Organisation variieren. Einige allgemeine technische Elemente, die bei Videokonferenzen wichtig sind, sind jedoch folgende:

  • Hochwertige Kameras und Mikrofone: Für eine effektive Videokonferenz ist es wichtig, dass die Kameras und Mikrofone von hoher Qualität sind und eine klare und scharfe Audio- und Videoübertragung ermöglichen. Dies kann dazu beitragen, das Gesamterlebnis für die Teilnehmer zu verbessern, und es kann es einfacher machen, sich gegenseitig zu sehen und zu hören.

  • Schnelle und zuverlässige Internetverbindung: Videokonferenzen erfordern eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung, um eine hohe Audio- und Videoqualität zu gewährleisten. Dies kann dazu beitragen, dass die Videokonferenz nicht durch Verbindungsprobleme unterbrochen oder gestört wird.

  • Erweiterte Video- und Audioverarbeitung: Viele Videokonferenzsysteme bieten auch fortschrittliche Video- und Audioverarbeitungsfunktionen wie Rauschunterdrückung, Echounterdrückung und automatische Verstärkungsregelung. Diese Funktionen können dazu beitragen, die Gesamtqualität von Audio und Video zu verbessern und die Videokonferenz für die Teilnehmer angenehmer und angenehmer zu gestalten.

  • Kompatibilität mit verschiedenen Geräten und Plattformen: Es ist auch wichtig, dass Videokonferenzsysteme mit einer Vielzahl von Geräten und Plattformen kompatibel sind, darunter Smartphones, Tablets, Laptops und Desktop-Computer. Dies kann dazu beitragen, dass die Teilnehmer von jedem Ort und mit jedem Gerät an der Videokonferenz teilnehmen können.

  • Sicherheits- und Datenschutzfunktionen: Schließlich ist es wichtig, dass Videokonferenzsysteme robuste Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, wie z. B. Verschlüsselung, enthalten.

Kann Digital Signage die Verständigung am Arbeitsplatz unterstützen?

Ja, Digital Signage kann an Arbeitsplätzen eine Rolle spielen. Am Arbeitsplatz kann Digital Signage für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt werden, z. B:

  • Übermittlung wichtiger Informationen: Digital Signage kann verwendet werden, um Nachrichten und Ankündigungen für Mitarbeiter anzuzeigen. Dies kann Dinge wie Unternehmensaktualisierungen, Neuigkeiten und Informationen über bevorstehende Veranstaltungen oder Schulungsmöglichkeiten beinhalten.

  • Bereitstellung von Wegbeschreibungen und Orientierungshilfen: Die digitale Beschilderung kann den Angestellten helfen, sich im Büro zurechtzufinden und den Weg zu verschiedenen Orten zu finden. Dies kann besonders in großen oder komplexen Bürogebäuden nützlich sein.

  • Aufwertung der Ästhetik und des Ambientes des Firmengeländes: Digital Signage kann zur Verbesserung der Ästhetik und des Ambientes des Campus eingesetzt werden, indem visuell ansprechende Inhalte bereitgestellt werden. Dies kann Dinge wie Wegweisung und Navigation, Branding und Marketing sowie Kunst und Unterhaltung umfassen.

  • Unterstützung von Zusammenarbeit und Teamwork: Digital Signage kann auch zur Unterstützung partnerschaftlicher Arbeit eingesetzt werden, indem es Zugang zu digitalen Tools und Ressourcen bietet, die die Kollaboration erleichtern können. Dazu können wie bereits erwähnt Dinge wie gemeinsame Kalender und Aufgabenlisten, Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten gehören.

  • Verbesserung des Kundenerlebnisses: Für Unternehmen, die Kunden auf ihrem Gelände haben, kann Digital Signage eingesetzt werden, um das Kundenerlebnis zu verbessern, indem personalisierte und ansprechende Inhalte bereitgestellt werden. Dies kann beispielsweise Produktempfehlungen, Werbeaktionen und -angebote sowie interaktive Erlebnisse umfassen.

  • Verbesserung der Sicherheit auf dem Gelände: Digital Signage kann mit Echtzeitüberwachung und -kontrolle sicherheitsrelevante Informationen und Warnungen bieten. Dies kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter, Besucher und andere Beteiligte sicher sind.

Was ist die wichtigste technische Ausstattung an einzelnen Arbeitsplätzen in Unternehmensbüros?

Die wichtigsten technischen Geräte können je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation variieren. Einige Gängige, die häufig auf den Schreibtischen zu finden sind, sind jedoch folgende:

  • Computer: Die meisten Mitarbeiter in Unternehmensbüros haben einen Computer. Entweder einen Desktop oder einen Laptop, den sie für ihre Beschäftigung verwenden. Die Art des Computers hängt von den spezifischen Anforderungen des Mitarbeiters und den Aufgaben ab, die er zu erledigen hat. Stationäre Computer kommen nur noch in Ausnahmefällen zum Einsatz.

  • Monitore: Neben einem Computer haben viele Mitarbeiter auch einen oder mehrere Monitore auf ihrem Schreibtisch. Dadurch erhalten sie zusätzliche Bildschirmfläche, was das Multitasking und die gleichzeitige Arbeit mit mehreren Anwendungen erleichtert.

  • Smartphone: Die meisten Mitarbeiter in Unternehmensbüros haben auch ein Mobiltelefon, mit dem sie Anrufe tätigen und entgegennehmen können. Es ist ein wesentliches Instrument für die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und mit externen Interessengruppen.

  • Andere Peripheriegeräte: Je nach Aufgabengebiet des Mitarbeiters kann sein Arbeitsplatz auch andere Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder externe Festplatten umfassen. Diese können den Angestellten helfen, ihre Aufgaben effizienter und effektiver zu erledigen.

(1) https://www.mckinsey.de/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/its-time-for-leaders-to-get-real-about-hybrid

Bilderquelle: Unsplash

Fazit: Wer muss in den digitalen Arbeitsplatz investieren?

Die Notwendigkeit für Unternehmen, in einen digitalen Arbeitsplatz zu investieren, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. von der Größe und Art des Unternehmens, der Branche und den spezifischen Zielen des Unternehmens.

Generell kann jede Organisation, die ihre Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern und ihrem Team den Zugang zu den neuesten Technologien und Tools ermöglichen möchte, von Investitionen in einen digitalen und modernen Workplace profitieren. Dazu gehören beispielsweise die Implementierung digitaler Tools für Teamwork und Verständigung, flexible Meetingräume, die Bereitstellung von mobilen Geräten und cloudbasierten Diensten für die Mitarbeiter sowie die Implementierung digitaler Sicherheits- und Datenschutzkontrollen.

Für einige Unternehmen kann die Investition in einen digitalen Arbeitsplatz unabdingbar sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Angestellten die Werkzeuge und Unterstützung zu bieten, die sie für ihren Erfolg benötigen. Für andere kann es eine strategische Entscheidung sein, um die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern und die allgemeinen Ziele der Organisation zu unterstützen.

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Uwe Kirchgessner

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